Nach der Neuregelung muss der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, nur noch acht Jahre aufbewahren.

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen gilt nach § 27 Absatz 40 Satz 1 UStG für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Da die Aufbewahrungsfrist mit Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist, brauchen nach der neuen Rechtslage Rechnungen nicht mehr aufbewahrt zu werden, die vor dem 1. Januar 2017 ausgestellt worden sind.

Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dies betrifft z.B. Rechnungen, die für eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG in Grundstücksfällen relevant sind. In derartigen Fällen endet die Aufbewahrungsfrist erst, wenn die Festsetzungsfrist für das letzte Jahr des zehnjährigen Berichtigungszeitraums nach § 15a Absatz 1 Satz 2 UStG abgelaufen ist. Außerdem betrifft dies Unterlagen zu anhängigen Rechtsbehelfen und Klageverfahren.

Mit dem Schrei­ben vom 8.7.2025 weist das BMF ausdrücklich darauf hin, dass die Aufbewahrungsfrist für die Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 1 UStG nicht verkürzt wurde. Die in § 22 Abs. 1 UStG genannten Unterlagen sind daher weiterhin zehn Jahre aufzubewahren. Darunter fallen vor allem Aufzeichnungen über die vereinbarten Entgelte der Ausgangs- und die Eingangsleistungen. Bei einer Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung) sind die vereinnahmten Entgelte aufzuzeichnen. Nach § 63 Abs. 3 UStDV ist hierfür auch die Bruttomethode zulässig, nach der zunächst der Bruttoumsatz (Entgelt und Umsatzsteuer) aufgezeichnet und verbucht wird, und dieser Betrag erst am Ende des Voranmeldungszeitraums in einen Nettoumsatz umgerechnet wird.