Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) können Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde nur zu 70 % der Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Vorsteuern sind jedoch in vollem Umfang abzugsfähig. Kosten für die Bewirtung von Arbeitnehmern sind in vollem Umfang abzugsfähig. Werden sowohl Geschäftsfreunde als auch Arbeitnehmer bewirtet, sind die Kosten aufzuteilen. Zum Nachweis der Aufwendungen sind schriftlich folgende Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung in einem Eigenbeleg; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen. Die Rechnung muss den Anforderungen des § 14 UStG genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.

Beträgt der Gesamtbetrag der Rechnung nicht mehr als 250 Euro, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung i.S. des § 33 UStDV. Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift der Gaststätte enthalten. Hierfür genügt es, wenn sich aufgrund der Bezeichnung in der Rechnung der Name und die Anschrift der Gaststätte eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV).

Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten.

In der Rechnung müssen die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände angegeben werden. Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen (§ 31 Abs. 3 UStDV), genügen für den Abzug als Betriebsausgaben nicht. Die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z.B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder Lunchbuffet und aus sich heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden.

In der Rechnung muss der Tag der Bewirtung angegeben werden. Ein Verweis auf das Datum der Ausstellung wie etwa „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist nicht ausreichend.

Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtung enthalten. Ein ggf. zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld nicht in der Rechnung ausgewiesen, kann der Nachweis z.B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung quittiert wird.

Liegt der Gesamtbetrag der Rechnung über 250 Euro, muss diese zusätzlich folgende Angaben enthalten:

Die Rechnung muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Gaststätte enthalten sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Die Rechnung muss auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Hierfür genügt die Angabe des Leistungsempfängers i.S. d. § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG.

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Absatz 1 AO i. V. m. § 1 Absatz 1 Satz 1 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist in diesen Fällen verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen. Der Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Gesamtbetrag der Rechnung bis 250 Euro eine ordnungsmäßige sonstige Rechnung i. S. d. § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG i. V. m. § 33 Satz 4 UStDV dar. Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung über 250 Euro kann eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Belege in anderer Form, die z. B. handschriftlich oder nur maschinell erstellt wurden, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen des Satzes 1 nicht. Die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Der bewirtende Steuerpflichtige kann darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsmäßig erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden.

Wird über Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung abgerechnet und werden diese unbar bezahlt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung) oder sind in dem Bewirtungsbetrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, nicht erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Beleg über die unbare Zahlung beizufügen, soweit die unbare Zahlung nicht auf der Rechnung vermerkt ist.

Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen in digitaler Form übermittelt werden (als E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG oder als sonstige Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG in einem anderen elektronischen Format). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).

Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.

Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden.