Ab November 2026 akzeptieren Banken ausschließlich SEPA-Formate ab Version 3.7, da diese verbindlich werden. Dies bedeutet, dass ältere Formate Schritt für Schritt aus dem Zahlungsverkehr ausscheiden und durch aktuelle Versionen ersetzt werden müssen.

Um den Anforderungen der neuen SEPA-Version 3.7 gerecht zu werden und einen reibungslosen Zahlungsverkehr sicherzustellen, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Software prüfen: Überprüfen Sie zunächst, welche SEPA-Version Ihre Zahlungssoftware aktuell erzeugt. Wenn die verwendete Software noch nicht auf Version 3.7 aktualisiert ist, sollten Sie umgehend ein Update beim Hersteller oder Anbieter anfordern. Nur so vermeiden Sie, dass Zahlungen von den Banken abgewiesen werden und stellen sicher, dass Ihre Software den aktuellen Standards entspricht.
2. Mit der Bank abstimmen: Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zu Ihrer Bank auf und erkundigen Sie sich nach den konkreten Annahmefristen für die neuen SEPA-Versionen. Klären Sie außerdem, welche Testmöglichkeiten – etwa Test- oder Produktivläufe – angeboten werden, um die Umstellung optimal vorzubereiten und mögliche Fehler im Vorfeld auszuschließen.
3. Datenfelder anpassen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Adress- und Identifikationsfelder wie strukturierte Adresse oder Creditor ID korrekt und vollständig befüllt werden. Diese Anpassungen sind notwendig, um den erweiterten Pflichtangaben bei grenzüberschreitenden Zahlungen zu entsprechen und die Anforderungen im internationalen Zahlungsverkehr zu erfüllen.
4. Tests durchführen: Führen Sie gemeinsam mit Ihrer Bank Testläufe durch, beispielsweise im Rahmen von EBICS-Tests, bevor die endgültige Frist für die Umstellung greift. So stellen Sie sicher, dass sowohl der Zahlungsverkehr als auch das Reporting nach den jeweiligen Abschaltfristen reibungslos funktionieren und Sie weiterhin vollständige und korrekte Berichte erhalten.

Mit der Einführung der SEPA-Version 3.7 ergeben sich bedeutende Veränderungen im Zahlungsverkehr, die insbesondere die Struktur der Daten und die Anforderungen an die Übermittlung betreffen. Im Folgenden werden die zentralen Neuerungen erläutert.

Ein wesentliches Merkmal der neuen SEPA-Version ist die verpflichtende Übermittlung von Adressdaten in strukturierten Feldern. Anstelle von Freitext-Blöcken müssen Angaben wie Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land klar voneinander getrennt und in dafür vorgesehenen Feldern eingetragen werden.

Dadurch wird die automatische Verarbeitung von Adressinformationen standardisiert und Fehlerquellen minimiert.

Für Überweisungen und Lastschriften werden aktualisierte pain-Namespace-Versionen eingeführt. Konkret bedeutet dies, dass beispielsweise neue Versionen für pain.001 (Überweisung) und pain.008 (Lastschrift) zur Anwendung kommen. Diese Anpassungen dienen der Harmonisierung und Aktualisierung des SEPA-Zahlungsverkehrs.

Bei Überweisungen ins EU-Ausland, die bestimmte Betragsgrenzen überschreiten (zum Beispiel €1.000), müssen zusätzliche Angaben zum Absender und Empfänger gemacht werden. Diese erweiterten Pflichtangaben sind notwendig, um den Geldwäsche- und Compliance-Anforderungen gerecht zu werden und die Sicherheit im internationalen Zahlungsverkehr zu erhöhen.

Die Umstellung auf SEPA 3.7 und die damit verbundenen Änderungen im Zahlungsverkehr haben direkte Auswirkungen auf die Nutzung Ihrer Software und die Abwicklung von Zahlungen. Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte näher erläutert:

• Wenn Ihre Software ältere Formate erzeugt: Bei Verwendung von Software, die noch ältere Zahlungsformate als die geforderten Versionen erzeugt, besteht die Gefahr, dass Ihre Zahlungen von den Banken abgewiesen werden oder nicht verarbeitet werden können. Es ist daher entscheidend, dass Sie Ihre Software auf die aktuellen SEPA-Anforderungen aktualisieren, um einen reibungslosen Zahlungsverkehr sicherzustellen.
• Bankseitige Annahmefristen: Banken stellen schrittweise auf die neuen SEPA-Versionen um. Einige Banken akzeptieren bereits ab einem bestimmten Stichtag ausschließlich Versionen ab 3.7, während andere noch Zwischenschritte einführen und ältere Versionen bereits früher ablehnen. Es ist daher wichtig, die Annahmefristen und Umstellungszeiten Ihrer Bank zu prüfen und entsprechend zu reagieren.
• Reporting und Kontoauszüge: Zusätzlich zur SEPA-Umstellung erfolgen auch Anpassungen bei den Reporting-Formaten und Kontoauszügen. Die Einführung neuer camt-Formate und EBICS-Updates erfordert ebenfalls eine Anpassung Ihrer Systeme, um weiterhin eine korrekte und vollständige Berichterstattung zu gewährleisten.

Planen Sie die Umstellung auf die neue SEPA-Version 3.7 rechtzeitig ein. Überprüfen Sie, ob Ihre eingesetzte Software bereits die aktuellen SEPA-Anforderungen erfüllt, und veranlassen Sie gegebenenfalls notwendige Software-Updates. Stimmen Sie sich zudem mit Ihrer Bank ab, um zu klären, ab wann ausschließlich die neuen Formate akzeptiert werden und ob eventuell Zwischenschritte zu berücksichtigen sind.

Koordinieren Sie gemeinsam mit Ihrer Bank Testläufe, um sicherzustellen, dass sowohl der Zahlungsverkehr als auch das Reporting nach den jeweiligen Abschaltfristen reibungslos funktionieren. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungen nicht abgewiesen werden und Sie weiterhin vollständige und korrekte Berichte erhalten.